Pravilno određivanje prioriteta pomoći će nam da bolje sprovedemo svoj raspored i kontrolišemo vreme koje imamo za zadatke na poslu, ali i za privatni život
Obimna lista zadataka na poslu može nas potpuno izbaciti iz ravnoteže, preopteretiti i uneti haos i dezorganizaciju u život. Često se sa razlogom pitamo kako odrediti koji zadaci su najvažniji i šta su nam prioriteti, kako bismo učinili svoj raspored lakšim za kontrolu i realizaciju.
Šta nam omogućavaju ove odluke i zašto je važno da se postave prioriteti
Razumevanje kako postaviti prioritete omogućava vam da poštujete rokove, efikasno sarađujete sa članovima tima i ostanete vidoko organizovani na poslu. Postavljanje prioriteta je važno za održavanje dobre organizacije u profesionalnom i ličnom životu. Omogućava vam da kontinuirano napredujete ka postizanju ciljeva i pomaže da ostanete produktivni bez osećaja preopterećenosti ili sagorevanja. Takođe vam pomaže da bolje sprovedete svoj raspored i kontrolišete vreme koje imate za druge zadatke.
Postavljanjem prioriteta bolje ćete razumeti svoje mogućnosti, pa tako možete da pronađete formulu i da odbijete dodatne obaveze kada je to potrebno. Cilj je sagledati svoje mogućnosti i ne ugroziti svoju poziciju, ali pružiti onoliko koliko možete.
Kako se postavljaju prioriteti
Iako su naše pozicije kao i sposobnosti različite, postoje neki univerzalni predlozi i mogućnosti na koji način provesti korake koji će poboljšati određivanje prioriteta. Možda će vam ovi predlozi biti od pomoći.
1. Napravite listu zadataka
Pravljenje liste zadataka koje treba obaviti može vam pomoći da odredite kojima da date prednost. Zapišite svoje zadatke na papir ili u tabelu na računaru ili telefonu. U listu mogu ući zadaci poput uređivanja rada za fakultet, završetka poslovnog zadatka, kućnih obaveza ili učenja za predstojeći test. Budući da neki poslovni prioriteti zahtevaju izvršenje nakon radnog vremena a lični prioriteti mogu se preklapati sa poslovnim, korisno je obuhvatiti oba prilikom određivanja prioriteta.
2. Rangirajte svoje zadatke
Analizirajte svaki zadatak i rangirajte ih prema njihovoj važnosti. Uzmite u obzir rokove i obim posla potreban za svaki zadatak. Zadaci sa bližim rokom ili oni koji su važniji uz kraći rok, treba da dobiju viši rang. Zadaci koji nisu hitni ili zahtevaju manje truda, mogu dobiti nižu poziciju u rangiraju hitnosti. Takođe, možete organizovati zadatke prema kategorijama kao što su „obavezno uraditi“, „treba uraditi“ ili „dobro bi bilo uraditi“.
3. Odredite vremenske okvire za svaki zadatak
Procenite koliko vremena je potrebno za svaki zadatak kako biste znali koliko vremena da rezervišete u toku dana. Ovo vam može pomoći da odredite koliko zadataka možete završiti u određenom vremenskom periodu.
4. Koristite raspored za prioritete u danu
Kada znate najvažnije zadatke i koliko vremena je potrebno za njihovo izvršenje, dodajte ih u raspored. To će vam pružiti vizuelni pregled kada treba da završite određene zadatke. Napravite detaljan raspored koji uključuje dnevne i mesečne zadatke. Odstupanja i vanredne okolnosti su sasvim normalni, nemojte se zbog toga uzrujavati.
Efikasne strategije za postavljanje prioriteta
Nekada vam neće uspeti da u potpunosti sprovedete svoj plan i to je takođe sasvim normalno. Zato je veoma važno dobro sagledati obaveze, mogućnosti i potencijale. Ako dođe do odlaganja, prerasporediti prioritete i napraviti novi lustu.
Evo liste strategija za efikasno upravljanje postavljanjem prioriteta.
spoznajte kada ukloniti neke zadatke sa liste: skratite listu uklanjanjem manje važnih zadataka
imajte plan za neočekivane situacije: ostavite prostor u rasporedu za promene
budite što realniji: postavite dostižne ciljeve i prihvatite da nećete uvek biti 100 odsto fokusirani
razmišljajte unapred: procenite zadatke analizirajući i posledice njihovog odlaganja
pravite pauze: odvojite vreme za predah kako biste bolje rasporedili zadatke
često ažurirajte listu: dodajte nove i uklonite završene zadatke svakodnevno
uradite danas nešto što će vam uštedeti vreme sutra
delite prioritete sa drugima: razgovarajte o svojim ciljevima sa kolegama ili prijateljima radi povratnih informacija.
Ove tehnike mogu vam pomoći da budete efikasniji u postavljanju prioriteta i završetku najvažnijih zadataka bez prevelikog stresa, koji može izazvati sagorevanje (burnout).
#Male #tajne #dobre #organizacije #Kako #postavljaju #prioriteti #koraka